تفکیک وظایف به بخش های کوچکتر در google docs

برونسپاری سئو برای خیلی‌ها مثل یک رویاست. روز‌ها کنار ساحل می‌نشینی و جوجه‌کباب درست می‌کنی و دیگران تمام کارهای سخت را برایت انجام می‌دهند.

اما اغلب مردم، فراموش می‌کنند که انجام همین کار هم چه سختی‌هایی دارد.

نمی‌شود اولین فردی را که به آن برخورد می‌کنی، استخدام کنی و بدون هیچ آموزشی به او موهیتو سفارش بدهی. موفقیت در برونسپاری سئو، مستلزم ساخت سیستم، استخدام افراد مناسب و یادگیری نحوه مدیریت مؤثر آن‌هاست.

در این راهنما، نحوه ساماندهی و برونسپاری سئو با استفاده از یک ساختار سه مرحله‌ای ساده را خواهید آموخت.

بوتکمپ کسب و کارهای اینترنتی بامداد، با هدف تربیت تکنیسین راه‌اندازی کسب و کارهای اینترنتی،
کلیه مباحث سئو را از سطح مقدماتی تا پیشرفته، آموزش می‌دهد.

اما پیش از آن به مبانی می‌پردازیم:

  • برونسپاری سئو چیست؟
  • چرا برونسپاری؟
  • چه طور برونسپاری را انجام دهیم؟

برونسپاری سئو چیست؟

برونسپاری سئو چیست؟

برونسپاری سئو یعنی به خدمت گرفتن افراد فریلنسر (آزادکار)، شرکت‌ها یا کارمندان موقت و تفویض اختیار به آنان برای بالابردن رنک سایتتان در موتورهای جستجو.

چرا برونسپاری؟

برونسپاری سئو زمان شما را آزاد کرده و این امکان را به شما می‌دهد که روی چیزهای مهم‌تر تمرکز کنید و وقت خود را جایی صرف کنید که بیشترین ارزش را داشته باشد. مثلاً کارکنان دورکار را مدیریت کنید، به رشد کسب و کارتان کمک کنید یا حتی بر استراتژی سئو در سطوح بالاتری نظارت کنید.

دیگر مزایای سئو عبارتند از:

  • یکنواختی کمتر
  • کاهش حجم کار
  • ارزیابی ساده‌تر

چه طور برونسپاری کنیم؟

افراد مختلف، سئو را به شکل‌های مختلفی انجام می‌دهند، لذا هدف ما توضیح نحوه انجام وظیفه تک تک افراد برای کارهایی مثل تحقیق راجع به کلیدواژه‌ها یا لینک‌سازی نیست. می‌خواهیم چارچوب ساده‌ای ترسیم کنیم که در بیشتر شرایط، قابل اجراست.

  • ساخت SOP
  • استخدام آزادار
  • مدیریت و بهبود

گام 1: SOP چیست؟ نحوه ساخت SOP

SOP (Standard Operating Procedure) سندیست که نحوه انجام یک کار را از شروع تا پایان آن با جزئیات کامل توضیح می‌دهد.

به عنوان مثال، SOP مورد نیاز برای شستن سر از این قرار است:

  • دوش را باز کنید.
  • از سری دوش برای خیس کردن موهایتان استفاده کنید.
  • بطری شامپو را بردارید.
  • شامپو را روی موهایتان بمالید
  • دوباره با سری دوش، موهایتان را بشویید.
  • دوش را ببندید.
  • موهایتان را با یک حوله، خشک کنید.

بیشتر شرکت‌های بزرگ جهان برای اجرای درست کارها به SOP ها تکیه می‌کنند. به عنوان مثال، شرکت مک‌دونالد را درنظر بگیرید. به هر کدام از رستوران‌ها که بروید، طعم غذای آن‌ها یکسان است و تجربه‌های تقریباً یکسانی را برای مشتری‌های خود فراهم می‌کنند. همه‌جا می‌توانید یک مک‌دونالد بزرگ سفارش بدهید.

علت آن این است که شرکت مک‌دونالد برای اطمینان از یکسان بودن خدمات خود در میان هزاران رستورانی که دارد، از SOPهای یکسان استفاده می‌کند.

اما تنها مزیت SOP، یکسان بودن خدمات نیست.

چهار مزیت دیگر SOP از این قرار است:

  • استخدام نیروی جدید، ساده‌تر می‌شود. آزادکارها عموماً دمدمی‌مزاجند و به همین دلیل ساده‌بودن فرایند استخدام نیروی جدید، موضوع حائز اهمیتیست.
  • کمک می‌کنند که کارها به روش درست انجام شوند. به دلیل این که نحوه انجام کارها به دقت، مستندسازی شده، کارها با سرعت بیشتر و راحت‌تر انجام می‌شوند.
  • شما را از پاسخ دادن مکرر به سؤالات مشابه، محافظت می‌کنند. افرادی که تازه استخدام شده‌اند، معمولاً سؤالات مشابهی می‌پرسند. اگر بتوانید این سؤالات را تشخیص دهید، می‌توانید آن‌ها را در SOP ها لحاظ کنید تا مجبور به تکرار پاسخ این سؤالات نباشید.
  • به شما در اصلاح فرایندها کمک می‌کنند. بعدا در این مورد بیشتر توضیح می‌دهیم.

اگر این حجم کار ، زیاد به نظر می‌رسد، علت آن این است که واقعاً زیاد است. شما با وظیفه‌ای بس جدی سر و کار دارید که حجم زیادی تلاش و زمان طلب می‌کند. بنابراین، نباید کل SEO خود را به طور کامل برونسپاری کنید.

به جای این‌کار، یکی از جنبه‌های SEO را انتخاب کرده و آن را به زیرتکالیفی تفکیک کرده و سپس برای هر کدام SOP ایجاد کنید.

به عنوان مثال، اگر می‌خواهید کار خود را با ساخت پیوند شروع کنید، باید آن را به تاکتیک‌های مجزایی نظیر پیوندسازی روی کلمات کلیدی فاقد پیوند، بازسازی پیوندهای شکسته و تکنیک‌های بک‌لینک‌سازی داخلی تفکیک کنید.  پس از آن باید هر یک از تاکتیک‌ها را به گام‌های مختلفی تفکیک کنید.

استفاده از google docs برای تفکیک وظایف

بعد از اتمام این کار، باید برای هر زیرتکلیف خود SOPهای مورد نیاز را ایجاد کنید.

می‌پرسید چه‌طور؟ کافیست مراحل را در ذهن خود اجرا کنید و جزئیات فرایند را مستندسازی کنید. به طور مثال، اگر می‌خواهید یک SOP برای چک‌کردن بک‌لینک‌ها تهیه کنید، به چیزی شبیه آن‌چه در تصویر ملاحظه می‌کنید، نیاز دارید:SOP

این که این کار را بنویسید یا به صورت ویدیو ضبط کنید، به خودتان بستگی دارد. فقط فرض را بر این نگذارید که افراد استخدام شده توسط شما از انتظاراتتان آگاهی دارند یا تجربه SEO دارند. همیشه همه جزئیات را مستند کنید.

اگر می‌خواهید کارهایتان سریع‌تر انجام شوند، یک ویدیو ضبط کنید و کسی را مسئول نوشتن SOPها کنید.

با پیوند دادن همه چیز به SOPهای خود سعی کنید رد همه چیز را دنبال کنید.

گام 2: استخدام آزادکار

بیشتر افراد سعی می‌کنند یک فریلنسر را برای انجام همه کارها استخدام کنند. این کار اشتباه است، زیرا هر کاری به مهارت‌های مختلف خاص خود نیاز دارد و اگر یک نفر همه کارها را انجام دهد، کیفیت کارتان به شدت افت می‌کند.

به همین دلیل، بهتر است وظایف را بر اساس مهارت‌های مورد نیاز برای انجامشان گروه‌بندی کردهو چندین نفر را بر این اساس استخدام کنید.

به عنوان مثال، ما بازسازی لینک‌های شکسته شده را به دو تاکتیک مختلف تقسیم‌بندی کرده‌ایم که در وظایف فرعی زیرمجموعه آن‌ها شباهت‌های بسیاری وجود دارد. واضح است که باید یک نفر را برای جستجوی پیوندها، یک نفر را برای یافتن اطلاعات تماس و فرد دیگری را برای ارسال ایمیل‌های درخواست بازسازی و فرد دیگری را برای نوشتن پست‌های وب‌لاگ‌ها استخدام کنیم.

در تصویر زیر، این گروه‌ها را با رنگ از یکدیگر تفکیک کرده‌ایم:

اگر دنبال این هستید که همه چیز را به طور کامل برونسپاری کنید، به کسی نیاز دارید که تمام این کارها را مدیریت کرده و آزادکارها را در مسیر قرار دهد. با این وجود، اگر در برونسپاری تجربه ندارید، پیشنهاد می‌کنیم برای شروع، خودتان وظیفه مدیریت این فرایند را بر عهده بگیرید. وقتی در مورد الزامات هر یک از جنبه‌های مدیریت برونسپاری، حس بهتری پیدا کردید، آن‌گاه می‌توانید برونسپاری کل کار را آغاز کنید.

در هر صورت، از این‌جا به بعد، فرایند یکسانی انجام می‌شود.

ابتدا هر گروه از وظایف را درنظر بگیرید و درمورد مهارت‌ها و تجربیات لازم برای انجام آن‌ها فکر کنید. بهترین کار این است که مهارت‌ها را به دو گروه “لازم است باشد” و “بهتر است باشد” گروه‌بندی کنید.

به عنوان مثال، به نظر می‌رسد برای یک مجری درخواست، باید چنین مهارت‌هایی وجود داشته باشد:

لازم است باشد:

مهارت‌های ارتباط نوشتاری خوب

مهارت‌های سازمانی خوب

آشنایی با Google Docs و Google Sheets

تایپ سریع

بهتر است باشد:

تجربه کار با Pitchbox

درک ابتدایی در مورد الزامات بک‌لینک‌سازی از منظر سئو

تجربه درخواست برای سئو

از سایت‌هایی نظیر جابینجا یا جابویژن می‌توانید تخصص‌های فریلنسری مورد نیاز خود را بیابید.

ساده به نظر می‌رسد نه؟

ولی کلاً این‌طور نیست. فرایند استخدام می‌تواند به خودی خود کار پیچیده‌ای باشد و به همین دلیل، این‌جا راجع به جزئیات آن بحث نمی‌کنیم و فقط به چند نکته کلیدی آن اشاره می‌کنیم:

  • با وظایف مجزا شروع کنید. اگر ویژگی‌های کسی امیدوارکننده به نظر می‌رسد، تنها به مدعیات او بسنده نکنید. ابتدا در ازای مبلغ معینی او را برای انجام یکی از وظایف خود استخدام کنید و عملکرد او را ارزیابی کنید. بسیاری از مردم، حرف زیاد می‌زنند ولی موقع عمل، کارایی لازم را ندارند. بنابراین، این گام در ابتدای کار، ضروریست.
  • متقاضیان کار را برای دوره معینی استخدام کنید. اگر بعد از انجام اولین کار، عملکرد فریلنسر شما هنوز امیدوارکننده به نظر می‌رسد، برای مدت زمان محدودی او را استخدام کرده و عملکرد او را مورد بررسی قرار دهید. اگر هفته‌ای سه بار اتومبیل او خراب می‌شود، احتمالاً برای استخدام بلندمدت، انتخاب مناسبی نیست.
  • به سرعت استخدام کنید، به سرعت اخراج کنید. بی‌نهایت غیر محتمل به نظر می‌رسد که اولین انتخاب شما، بهترین انطباق را با الزامات کسب و کار شما داشته باشد. لذا اگر کار خود را درست انجام نمی‌دهد، لزومی ندارد به او بچسبید. ادامه دادن رابطه‌ای که کارکرد درستی ندارد، فایده‌ای ندارد. بهتر است به محض این که به این نتیجه رسیدید که آن فرد به درد شما نمی‌خورد، بلافاصله عذرش را بخواهید.

گام 3: مدیریت و تصحیح

حتی اگر فقط یکی از جنبه‌های سئو، مثل ساخت لینک را برونسپاری می‌کنید، باز هم با کار پیچیده‌ای سر و کار دارید که از اجزای متحرک بسیاری تشکیل شده است. به همین دلیل برای این که بتوانید همه چیز را به شکل مؤثری پیگیری کنید، به یک ابزار مدیریت پروژه نیاز دارید.

ابزارهای متعددی برای این منظور وجود دارد ولی پیشنهاد من نرم‌افزار Trello است. با استفاده از این ابزار می‌توانید برای تمام وظایف خود، یک خط تولید بصری ایجاد کنید.

تصویر زیر، نمونه‌ای از این خطوط تولید را برای تاکتیک‌های ساخت پیوند نمایش می‌دهد.

استفاده از نرم افزار Trello برای مدیریت پروژه سئو

همان طور که ملاحظه می‌کنید، اولین ستون، به SOP ها اختصاص دارد. برای این که آزادکارها بتوانند به راحتی دستورالعمل‌های مورد نیاز خود را بیابند، دسته‌بندی به این شکل انجام شده است. ستون‌های دیگر نیز به وظایف فرعی اختصاص دارند. ایده پشت این چیدمان این گونه است که هرگاه بخواهید کمپین جدیدی را شروع کنید، مدیر می‌تواند کارتی را به ستون اول اضافه کرده و نام فرد مسئول را در آن تگ (نشان‌گذاری) کند.

تعیین وظایف در Trello

از این به بعد، آن فرد وظیفه دارد بعد از تکمیل هر ستون آن را به ستون بعد منتقل کرده و فرد درست را برای ادامه کار، تگ (نشان‌گذاری) کند.

پیشرفت کار در Trello

بهترین راه برای اطمینان از جریان نرم کارها این است که دستورالعمل مربوطه را به عنوان آخرین دستورالعمل، به SOPهای خود اضافه کنید.

ساخت چنین سیستم‌ مؤثری، ایراداتی هم دارد. یکی از ایرادهای آن این است که این حس را به آزادکارها می‌دهد که گویی یکی از چرخ‌دنده‌های یک دستگاه هستند. برای از بین بردن این حس می‌توانید به طور منظم با آن‌ها چت کنید و به آن‌ها اطمینان بدهید که یکی از اعضای ارزشمند تیم شما هستند.

این لزوماً به این معنا نیست در پایان هر هفته از آن‌ها بپرسید چه کارهایی کرده‌اند یا شام قرار است چه بخورند. به نظر می‌رسد، پرسیدن این سؤالات، مناسب باشد:

  • مشکلی هست که بتونم حل کنم؟
  • این هفته، مشکلی نداشتید؟
  • کارتون با اعضای دیگر تیم چه طور پیش میره؟

احتمالاً از بعضی جواب‌هایی که دریافت می‌کنید، شگفت‌زده می‌شوید. گاهی می‌فهمید تمام این مدت، درک درستی از وظایفشان ندارند، گاهی نیز راه‌هایی پیشنهاد می‌دهند که باعث بهبود فرایندهای کاری شما می‌شود.

اگر این اتفاق افتاد، در اصلاح SOPهای خود تردید نکنید. بهترین راه این است که SOPهای خود را در طول زمان بهبود بدهید و باعث اثربخشی بهتر همگان شوید.

باید یک چشمتان از نزدیک به کارهای روزانه باشد. ضرب‌المثل معروفی می‌گوید، هرگز یک کار را دوبار انجام ندهید. اگر حس کردید مرتب در حال تکرار مداوم کاری هستید، این قطعاً همان چیزیست که باید ساماندهی شده و برونسپاری شود.

سخن پایانی          

همه چیزهایی که گفته شد، فقط به یکی از روش‌های برونسپاری مربوط می‌شد. بدون شک، خیلی‌های دیگر هم هستند که کارهای خود را با چارچوب‌های متفاوت، به شکل موفقیت‌آمیزی برونسپاری کرده‌اند. کار شما به عنوان مالک کسب و کار این است که چارچوب خاص خودتان را بیابید و در عمل، آن را آزمایش کرده و در طول زمان، بهبود بخشید.