با مدیریت پروژه تبدیل به رهبر ارکستر کسب و کارمان شویم
تا به حال فکر کرده‌اید مدیریت پروژه از کجا سر و کله‌اش پیدا شد؟ خب ما هم دقیق نمی‌دانستیم، تا این‌که یک شب بعد از کلی مطالعه راجع به تاریخ صنعت، خواب‌‌مان گرفت و پرتاب شدیم به اوایل قرن بیستم و دیدیم جایی وسط جنگ جهانی اول و در یک کارخانه‌ی کشتی‌سازی هستیم. منتظر بودیم ملت سراسیمه بدوند و یا فریاد بزنند اما در عوض، وسط آن همه صدای چکش و تراش‌کاری، تعدادی آدم خونسرد، دور میز ایستاده بودند و به یک نقشه و چند نمودار نگاه می‌کردند. خلاصه رفتیم جلو تا ببینیم چه کار می‌کنند که از جنگیدن و یا سریع‌تر ساختن کشتی مهم‌تر است؟ که… از خواب بیدار شدیم و رفتیم ببینیم اصلا آن نمودارها چه بودند؟
آن نمودارها سرآغاز مدیریت پروژه در عصر صنعت بودند.
حالا مدیریت پروژه چیست؟
یک مدیر پروژه چه کار می‌کند و اصلا چه کسانی باید به دنبال این مهارت بروند؟
همه‌ی این‌ها سوال‌هایی هستند که می‌خواهیم در این مقاله از بامداد پاسخی برایشان پیدا کنیم.
مدیریت پروژه چیست؟
سفر به اعماق کارخانه برای یافتن پاسخ این سوال
در ادامه‌ی همان رویاهای عجیب، شبی سر از یک کارخانه‌ی جدید و مجهز سردرآوردیم و دیدیم دستگاه‌ها همین‌طور خسته و کم‌رمق برای خودشان یک گوشه نشسته‌اند، کارگرها هم در حال نق زدن به جان کارفرما هستند که چرا ساعت کاری‌شان را زیاد کرده است، از آن طرف حسابدار کارخانه هم با کلی لیست از خرج‌های اضافه راهی دفتر مدیرعامل شده است. ماجرا وقتی بدتر شد که یکی از سفارش‌دهندگان به مدیر فروش تلفن کرد و از او سوال کرد که سفارش‌اش در کدام نقطه از کدام زمین مفقود شده که بعد از دو هفته هنوز به دستش نرسیده است؟
اوضاع ترسناکی بود و ما داشتیم تصمیم می‌گرفتیم از این رویای پیچیده و خطرناک خارج بشویم که ناگهان کسی شبیه به سوپرمن با یک علامت pm روی لباسش، وسط کارخانه ظاهر شد. ما اول فکر کردیم این pm به این معنی است که ایشان فقط عصرها کار می‌کند، اما خب بعدا فهمیدیم که خیر، این کلمه به معنی project manager است.
خلاصه جناب مدیر پروژه اول از همه رفت و یک جدول دست کارمندها داد که باعث شد کارمندها از خوشحالی هورا بکشند، چون هم ساعت کارشان را کم کرده بود هم برای هر کدام‌شان وظایف مشخصی تعریف کرده بود. البته یک نقطه‌ی قرمز هم زیر جدول کشیده بود و تاریخ اتمام کار را مشخص کرده بود.
بعد هم به سراغ مدیر عامل و حسابدار و مدیر فروش رفت و هر کدام از آن‌ها را با کلی کاغذ و پوشه و جدول به سراغ کارهای‌شان فرستاد. حالا این پوشه‌ها و جدول‌ها چی بودند؟ ما رفتیم و از خود مدیر پروژه راجع به جدول‌ها و مدیریت پروژه سوال کردیم ایشان هم خیلی مفصل جواب‌مان را دادند: «ببینید مدیریت پروژه یعنی با توجه به میزان سفارش و سقف بودجه، یک برنامه‌ی کامل و معقول و قابل اجرا تهیه بشود. در مدیریت پرژه اول از همه لقمهی بزرگ را به قطعات کوچک‌تر تقسیم می‌کنند و بعد با توجه به میزان بودجه برای هر قسمت از فرآیند یک بودجه‌ی مشخص در نظر می‌گیرند. مدت زمان انجام هر بخش از پروژه‌ی‌نهایی در این برنامه مشخص است و برای انجام تمام قسمت‌ها مدیر پروژه موظف است یک تیم حرفه‌ای انتخاب کند. اگر پروژه خیلی بزرگ باشد برای هر تیم یک سرپرست انتخاب می‌شود و آن سرپرست باید کار تیمش را رصد کند و نتیجه را گزارش بدهد. اما برای کسب و کارهای کوچک‌تر معمولا اعضای تیم با تعامل با یکدیگر و طبق وظایف‌شان کار نهایی را طبق جدول و برنامه‌ریزی مدیر پروژه پیش می‌برند.
در واقع مدیر پروژه مثل یک ساعت‌ساز می‌ماند و کاری می‌کند که تمام چرخ‌دنده‌های یک ساعت بزرگ درست به موقع و سر جای‌شان کارشان را به بهترین شکل انجام بدهند.
دوره‌های مدیریت پروژه در طرح‌ها و رنگ‌های مختلف
کمی بعد ما فهمیدیم آن کارخانه‌ای که در رویا دیدیم اصلا خواب نبوده و در واقعیت چنین کارخانه‌ای وجود داشته است، خلاصه بعد از مدتی که دیگران دیدند کسب و کار آن کارخانه حسابی پر رونق شده‌است به فکر افتادند با استخدام یکی دو مدیر پروژه‌ی کاربلد، کمی به کسب و کارشان جان بدهند. این بود که ناگهان تمام مدیران پروژه‌ها به سرکار رفتند و صاحبان مشاغلی که ته صف بودند دست‌شان خالی ماند.
اما از آن‌جایی که آدمیزاد سرش برای آموزش دیدن درد می‌کند، و اگر درد نمی‌کرد شما الان در حال خواندن این مقاله‌ی بامداد راجع به مدیریت پروژه نبودید، بسیاری از آموزشگاه‌ها شروع به آموزش‌دادن و برگزاری دوره‌های مختلف مدیریت پروژه کردند. اگر دوست دارید بدانید در این دوره‌ها چه خبر است و یا کدام یکی از دوره‌های مدیریت پروژه برای شما مناسب‌تر است؟ تا پایان این بخش با ما همراه باشید.
پیشنهاد مقاله: شغل مناسب من چیست؟ راهنمای انتخاب بهترین شغل
انواع دوره‌های مدیریت پروژه
مدیریت پروژه با رویکرد استاندارد pmbok:
شما بیسکوییتی که علامت استاندارد سلامت نداشته باشد، می‌خورید؟ حالا صرف‌نظر از بعضی غذاهای عجیب و غریب که همه‌ی ما به سراغش می‌رویم علامت استاندارد روی هر محصولی یک‌جورهایی شبیه به همان علامت حاکم بزرگ می‌ماند و خیالمان را از درست و مطمئن بودن آن محصول راحت می‌کند. خلاصه مدیران کسب و کارها هم درست مثل من و شما هستند و پروژه‌های‌شان را دست کسی که مدرک استاندارد ندارد، نمی‌دهند. این است که موسسه‌ی pmi در آمریکا آمد و یک دوره‌ی جامع مدیریت طراحی کرد، در این دوره‌ها انواع مدیریت یک‌پارچه‌ی پروژه، چگونگی تعیین محدوده‌ی کار پروژه، چگونگی بودجه‌بندی و زمان‌بندی و … برای پیش‌برد پروژه‌های مختلف آموزش داده می‌شود.
در نهایت و بعد از گذراندن این دوره، کارشناس محترم می‌تواند در آزمون‌هایی شرکت کند و مدرک pmp یا مدیریت پروژه‌ی حرفه‌ای را دریافت کند.
دوره‌ی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد prince2:
از آن‌جایی که اروپایی‌ها آب‌شان در این یک زمینه با آمریکایی‌ها تو یک جوب نمی‌رفت، تصمیم گرفتند بر اساس قواعد و قوانین خودشان دوره‌های مدیریت پروژه را تعریف کنند و اسم مدرک پایان دوره‌شان را هم گذاشتند prince2. این روش می‌گوید آهای اهالی پروژه، بایید دست به دست به هم و گام به گام پروژه را به ثمر برسانیم.
در این دوره‌ها کارشناس یاد می‌گیرد، یک نگاه همه‌جانبه به پروژه داشته باشد تا بتواند کارها را به طور منظم و موازی سر و سامان بدهد. این نوع مدیریت پروژه معمولا برای کسب و کارهای پویا که هر روز در حال تغییر هستند، بسیار کاربرد دارد مثلا اگر قرار است مدیر پروژه‌ای در حوزه‌ی IT بشوید، گذراندن این دوره برایتان کمک‌کننده خواهد بود.
دوره‌ی مدیریت پروژه حرفه‌ای:
این روزها که تب مدیر شدن داغ است، سر و کله‌ی هزار و یک جور دوره‌ی آموزشی مدیریت پروژه از این‌طرف و آن‌طرف پیدا شده‌است. اما نظر ما این است که به جای گذراندن دوره‌ها و کارگاه‌های مختلف به سراغ یک دوره مدیریت پروژه جامع بروید. در این دوره‌ها معمولا چگونگی تجزیه و تحلیل داده‌ها آموزش داده‌می‌شود. همچنین کارشناس‌ها با مواردی مثل مفاهیم پایه‌ی مدیریت پروژه، استانداردهای مدیریت پروژه، مبانی قراردادها، مدیریت ادعا آشنا می‌شوند. همین‌طور چگونگی استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی در مدیریت پروژه آموزش داده می‌شود.
خلاصه اگر دوست دارید از یک مدیر میانی تبدیل به یک مدیر پروژه‌ی موفق و همه فن حریف بشوید، خوب است به دنبال شرکت در یکی از این دوره‌ها بروید.
دوره مدیریت سبد پروژه یا پروتفولیو:
فرض کند میزبان یک مهمانی بزرگ هستید و قرار است چند مدل غذا درست کنید، خب چه کار می‌کنید؟ یک لیست تهیه می‌کنید، مواد لازم هر غذا را زیر اسم همان غذا می‌‌نویسید تا یک وقت مثل آن مثال معروف، قیمه‌ها را با ماست‌ها قاطی نکنید و دست آخر سعی می‌کنید همه‌ی غذاها را در یک زمان مشخص آماده و سرو کنید. اما اگر بودجه‌ی محدودی داشته‌باشید ترجیح می‌یدهید جلوی مهمانتان یک سوپ پر و پیمان بگذارید یا یک خوراک مرغ خوشمزه؟
مدیریت سبد پروژه یا پروتفولیو که البته انقدر اسمش سخت است که در خانه ppm صدایش می‌کند، چیزی شبیه به همین مثال ماست. در این نوع مدیریت پروژه، یک شرکت بزرگ با کلی هدف و ددلاین برای تحویل پروژه‌های مختلف وجود دارد. خب حالا مدیر پروژه برای این‌که همه‌ی چرخ‌دنده‌های کارخانه درست کار کنند، برای پروژه‌های مختلف با توجه به اهداف و چشم‌انداز کسب و کار برنامه‌ریزی می‌کند. اما باز جایی کار این مدیر پروژه سخت می‌شود که مجبور است با بودجه‌ای محدود به سراغ پروژه‌ها برود، خب حالا باید چه کار کرد؟
در این نوع مدیریت پروژه، کارشناس سعی می‌کند تخم‌مرغ‌ها و منابع را در سبدی بچیند که بیشترین بازدهی را برای کسب و کار داشته‌باشند. یکی دیگر از ویژگی‌های اصلی این نوع مدیریت پروژه قابل‌اندازه‌گیری بودن فعالیت‌ها است که البته مقیاس و نوع اندازه‌گیری هم توسط مدیر پروژه مشخص می‌شود. برای همین این نوع مدیریت، برای کسب و کارهایی که در حال رشد هستند اما منابع محدودی دارند و دوست دارند خیلی زود وارد بازارهای بزرگ بشوند، بسیار مناسب است.
مهارت مدیریت کردن پروژه‌ها
خانواده‌ی مدیریت پروژه آن‌قدر بزرگ بود که دیگر حواس‌شان به بچه‌های کوچک‌شان نبود. خلاصه یک روز مدیریت‌ها نشسته‌بودند و داشتن دعوای استانداردهای PMP و PRINCE2 را نگاه می‌کردند که دیدند یک مدیریت کوچولوی ریزه و میزه آمد داخل و خیلی زود رفت پشت یکی از میزها نشست. خلاصه وقتی ازش پرسیدند کیست و از کجا آمده؟ مدیریت کوچولو جواب داد که مهارت مدیریت پروژه‌های کوچک است و از دل استارتاپها و کسب و کارهای کوچک بیرون آمده‌است.
استارتاپها و کسب و کارهای کوچک، همان کارهای نوپایی بودند که بسیاری از جوان‌ها و فارغ‌التحصیلان دانشگاهی را دنبال خودشان کشاندند. اما از یک‌جایی به بعد کارها کمی پیچیده شد. چرا که مدیریت پروژه، فقط برای کسب و کارها بزرگ با هزار و یک دپارتمان ریز و درشت تعریف شده‌بود و اصلا وقتی کسب و کارهای کوچک به سراغ مدیرهای پروژه می‌رفتند، آن‌ها تا می‌آمدند تیم‌سازی کنند یا بودجه را مشخص کنند می‌د‌یدند به ته‌دیگ رسیده‌اند و منابع انسانی و مالی و … همگی تمام شدند.
خلاصه استارتاپها با همراهی علم مدیریت پروژه، دست به کارشدند و نگاهی به آن همه مفاهیم بزرگ و دست و پاگیر انداختند و درست مثل مرد مورچه‌ای که همه‌چیز را در مدت کمی تبدیل به ذرات میکروسکوپی می‌کند، آن‌ها هم شروع به خرد کردن مفاهیم و کوچک‌تر کردن‌شان کردند و از دل این خرده‌ریزها مفهوم مدیریت پروژه‌های کوچک متولد شد.
ویژگی‌های یک پروژه‌ی کوچک چیست؟
تعداد افراد حاضر در پروژه‌های کوچک حدوداً ده نفر است.
بودجه‌ی اولیه‌شان بسیار کم است.
استراتژی‌شان ساده‌است و معمولا فقط یک هدف را دنبال می‌کنند.
با مهارت‌های کمی در ارتباط است.
در نهایت اگر پروژه‌ای چنین علائمی دارد باید سریع برای سر و سامان دادن به اهدافش به متخصص این نوع پروژه‌ها یعنی مدیریت پروژه‌های کوچک مراجعه کند. دوره‌ی مهارت‌آموزی مدیریت پروژه‌های کوچک هم مثل سایر دوره‌های مدیریت در بیشتر آموزشگاه‌ها آموزش داده‌می‌شود و البته که با توجه به رشد استارتاپها، به نظر می‌رسد نیاز به متخصصان این نوع پروژه‌ها هر روز بیشتر بشود.
پیشنهاد مقاله: معرفی شغل‌های پردرآمد ایران و جهان
آموزش مدیریت پروژه رفیق گرمابه و گلستان چه کسانی است؟
مهاجران: اگر در دانشگاه مدیریت خوانده‌اید، باید بدانید که در اروپا فقط می‌توانید با مدرک PRINCE2 و در آمریکا با مدرک PMP به عنوان مدیر پروژه مشغول به کار شوید. حتی اگر رشته‌ای نامرتبط با مدیریت خوانده‌اید، اما فکر می‌کنید در ذهنتان همیشه یک مدیر منظم رژه می‌رود و دوست دارید در خارج از کشور شغل خوبی داشته باشید. خوب است که به آموزشگاه‌های مختلف سری بزنید و همان‌طور که مشغول جمع و جور کردن سایر مدارکتان هستید، یک مدرک پایان دوره مدیریت پروژه هم برای خودتان دست و پا کنید.
کسب و کارها: این دیگر از روز هم روشن‌تر است. اگر در کشتی کسب و کار نشسته‌اید، باید بتوانید این کشتی را از وسط طوفان‌های بزرگ رد کنید. و چه ناخدایی بهتر از مدیران پروژه‌ها. پس اگر در یک شرکت سرمایه‌گزاری، بیمه، پخش، لیزینگ و … مشغول هستید یا حتی یک استارتاپ کوچک ساده دارید، و یا در یکی از رشته‌های مهندسی صنایع، کارشناسی پروژه، مهندسی عمران و معماری و … تحصیل کرده‌اید؛ می‌توانید به راحتی در دوره‌های مدیریت پروژه شرکت کنید و یک تکان اساسی به جایگاه شغلی‌تان بدهید.
ماجرای مدیریت پروژه و بحران هویت
یک روز مدیریت پروژه از خواب بیدار شد و با خودش فکر کرد من واقعا کی هستم؟ خلاصه رفت و از مادرش پرسید: «مامان من نمی‌دانم دقیقا چی هستم؟ یک مهارتم؟ شغلم؟ چی هستم بالاخره؟»
مادر مدیریت پروژه بعد از این‌که حسابی قربان قد و بالایش رفت گفت: «بگذار فکر کنم… به نظر من تو یک مهارتی، چون فقط یک دانش آکادمیک ساده نیستی و به راحتی می‌شود تو را ارتقا داد و از تو برای توسعه‌ی کسب و کارهای مختلف استفاده کرد، بنابراین وابسته به یک کسب و کار خاص یا یک برند خاص نیستی و راحت می‌توانی در هر مسیر و شغلی راه خودت را پیدا کنی، شاید اگر بخواهم مثال بزنم، تو کمی شبیه این همسایه‌ی دیوار به دیوارمان جوشکاری باشی. او هم وابسته به یک مکان خاص نیست و تقریبا هر جایی که نیاز به مهارت جوشکاری باشد، سر و کله‌اش پیدا می‌شود.»
کتاب‌هایی که هر مدیر پروژه‌ای باید بخواند
از آن‌جایی که کتاب‌هایی با ترجمه‌ی مناسب در بازار زیاد هستند، ما تصمیم گرفتیم دو کتاب کاربردی زبان اصلی را که می‌توانید به شکل آنلاین هم تهیه کنید، و معمولا کمتر دیده می‌شوند، در این بخش به شما معرفی کنیم.
Practical Project Control Manager Handbook Paperback: این کتاب یک کتاب کاملا عملی و کاربردی است. این کتاب به شما کمک می‌کند تله‌های موجود سر راه مدیریت استراتژیک را شناسایی کنید و برای رفع آن‌ها اقدام کنید. این کتاب به شما یاد می‌دهد چطور اطلاعات را طبقه‌بندی و مدیریت کنید و به موقع از آن‌ها استفاده کنید، داده‌های مختلف را چگونه تحلیل کنید و در چه زمانی در کار تیم‌های تحت نظرتان دخالت کنید. خلاصه اگر می‌خواهید هم‌زمان با دانش روز، مدیریت پروژه را یادبگیرید شاید خوب باشد که به این کتاب سری بزنید.
Project Management for Small Projects Paperback: دانش مدیریت پروژه‌های کوچک، هنوز هم یک دانش نوپا است و خب منابع زیادی برای یادگیری آن وجود ندارد. این کتاب یک کتاب ارزشمند برای چگونگی مدیریت کردن پروژه‌های کوچک است. شما بعد از خواندن این کتاب می‌آموزید چطور تیمتان را مهار کنید، چطور با سایر مدیران به شکلی کاربردی ارتباط برقرار کنید، پروژه را چگونه هدایت کنید و… به هر حال اگر دوست دارید با فرزند کوچک مدیریت پروژه آشنا بشوید، این کتاب می‌تواند شروع یک دوستی محکم و پر و پیمان باشد.
پیش به سوی آموزش مدیریت پروژه
مدیریت پروژه را می‌توان به شکل آنلاین یا با شرکت در دوره‌های مختلف، آموزش دید. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خودشان را دارند. اما نکته‌ی مهم راجع به هر نوع آموزشی، انتخاب بهترین روش با توجه به استاندارهای شخصیتان و شرایطتان است.
مدیریت پروژه از آن شغل‌های پردردسری است که معمولا به خاطر هیجان و تنوع رشته‌های کاری، افراد زیادی به سراغش می‌روند. شغلی که شما در آن با کمی تمرین و آموزش و البته پشتکار می‌توانید خیلی زود پیشرفت کنید، چون اگر صادق باشیم خیلی از افراد حوصله‌ی این همه زحمت را ندارند و معمولا به دنبال شغل‌های بی‌دردسرتری می‌روند.
اما ما در موسسه‌ی بامداد همیشه به روی ماجراجوها لبخند می‌زنیم. این بار هم درهای کارگاه‌ها و دوره‌های مدیریت پروژه را به روی تمام مشتاقان باز کرده‌ایم. تا همه بتوانند از یک آموزش صحیح و کاربردی استفاده کنند و در بزنگاه‌های مهم بتوانند یک پروژه را از قعر چاه بیرون بکشند و مثل یک پزشک حرفه‌ای به آن جانی دوباره بدهند.
نظر شما چیست؟
نظرات
سلام مطالبتون عالی بود خسته نباشید
ممنون از دیدگاه مثبتتون هادی جان.